CFGM GESTIÓ ADMINISTRATIVA

Perfil professional

És competencia general d'aquest tècnic realitzar les operacions de gestió administrativa a l'àmbit públic i privat, d'acord amb les normes d'organització interna i la legislació vigent, de forma eficaç i amb qualitat de servei.

Competències professionals.

Les competències i realitzacions més rellevants que ha de manifestar el professional són:

a) Registrar, processar i transmetre informació:

1. Proporcionar directament o telefònica la informació requerida en cada una de les consultes realitzades, d'acord amb els criteris de prioritat, confidencialitat i accés establerts.
2. Rebre, registrar i distribuir la correspondència d'acord amb les normes internes.
3. Introduir dades en l'ordinador assegurant la seva permanència, actualització i confidencialitat.
4. Elaborar i formalitzar la documentació precisa, utilitzant qualsevol equip ofimàtic amb la destresa i velocitat adient.
5. Arxivar, custodiar i controlar informació en suport convencional o informàtic d'acord amb l'espai, distribució i criteris d'organització interns que permetin el seu accés o consulta.

b) Realitzar les gestions administratives de compra i venda de productes i/o serveis:

1. Elaborar i formalitzar la documentació corresponent a la comanda sol.licitada pel client o al proveïdor, tenint en compte la normativa vigent i el procediment intern.
2. Registrar i arxivar la documentació de les operacions de compra i venda en suport informàtic o manual atenent a les normes establertes.
3. Efectuar tasques comercials encaminades cap a la captació imanteniment de clients en les condicions establertes per l'entitat.
4. Comunicar, de forma oral o escrita, les incidències detectades en la compra i venda de productes, indicant-ne les causes, les solucions adoptades o possibles alternatives, i també la seva transcendència en l'activitat.
5. Registrar les entrades i sortides d'existències en suport documental o informàtic, i aplicar les normes de valoració establertes.

c) Realitzar les gestions administratives de personal:

1. Formalitzar i registrar els contractes de treball d'acord amb les instruccions rebudes i la normativa laboral vigent.
2. Executar les mesures establertes per al control d'assistència de personal, formalitzant fitxes i parts d'incidències segons els formats i procediments establerts.
3. Elaborar, mantenir i actualitzar les dades incloses en els expedients personals dels treballadors segons instruccions, procediments interns i normativa laboral vigent en suport documental i/o informàtic.
4. Elaborar nòmines i d'altres documents relacionats amb la retribució dels treballadors segons instruccions, procediments interns i normativa laboral vigent, en suport documental i/o informàtic.
5. Notificar i informar de les incidències relatives al personal, d'acord amb els procediments establerts.

d) Realitzar les gestions administratives de tresoreria i els registres comptables:

1. Formalitzar i verificar els documents de pagament i/o ingrés d'acord amb les indicacions rebudes.
2. Efectuar les operacions de gestió externa relatives a la presentació de documents d'ingressos i pagaments als bancs, a les administracions públiques i a les empreses en general, tenint en compte la normativa vigent i el procediment intern.
3. Realitzar oportunament i correcta pagaments i ingressos a través de caixa, atenent a les ordres de pagament i ingrés, venciments, disponibilitat d'efectiu, prioritats i normes internes.
4. Efectuar l'arqueig diari de la caixa amb la resolució de les incidències normals quant a terminis i procediments.
5. Reflectir els assentaments comptables corresponents a les operacions comercials, financeres o d'altre àmbit, que es produeixen diàriament, en el llibre diari o suport informàtic,aplicant el Pla general comptable.
6. Comprovar amb una periodicitat quinzenal, mensual o trimestral el saldo de cadascun dels comptes mitjançant la realització del balanç de comprovació, en suport convencional o informàtic.
7. Obtenir el benefici o la pèrdua, que es produeix en un moment determinat, mitjançant el compte de resultats, atenent a les normes establertes i el reglament del Pla general comptable.

e) Informar i atendre el client sobre productes i/o serveis financers i d'assegurances:

1. Preparar la infraestructura material necessària per aconseguir una adequada atenció al client.
2. Facilitar la informació i l'assessorament sol.licitats pels clients sobre productes i serveis al seu càrrec, tenint en compte els procediments interns.
3. Efectuar tasques comercials encaminades a la captació i manteniment de clients en les condicions establertes per l'entitat.
4. Formalitzar i trametre la documentació corresponent a les operacions sobre productes i/o serveis financers i d'assegurances, segons els criteris i normes fixades per la direcció.

f) Realitzar gestions administratives en l'Administració pública.

1. Efectuar les tasques d'atenció al públic i d'informació de caràcter general en les dependències administratives de forma àgil i correcta.
2. Formalitzar documentació seguint els diferents models oficials existents en els òrgans administratius, d'acord amb les instruccions rebudes.
3. Rebre les sol.licituds i instàncies dels administrats, i registrar-les i comprovar-les, donant-los el curs establert en les normes internes i de procediment.
4. Rebre ingressos i efectuar pagaments per caixa, i realitzar en la forma establerta la seva comptabilització.
5. Preparar i reposar els elements materials necessaris per al funcionament de la unitat administrativa corresponent, i transmetre als superiors les incidències detectades.

Capacitats clau.

Són les capacitats, majorment de tipus individual, més associades a conductes observables en l'individu i són, en conseqüència, transversals -en el sentit que afecten molts llocs de treball- i transferibles a noves situacions.

a) Capacitat de resolució de problemes:

És la disposició i habilitat per a enfrontar-se i donar resposta a una situació determinada mitjançant l'organització i/o l'aplicació d'una estratègia o seqüència operativa (identificar, diagnosticar, formular solucions i avaluar), definida o no, per tal de trobar-hi la solució.

Aquesta capacitat es manifesta en:

Les mancances, les anomalies o les errades que es puguin presentar en els treballs rutinaris de formalització, transcripció, càlcul, registre, comptabilització, arxiu o verificació d'impresos i documents, tant en suport informàtic com manual.

L'aplicació de la normativa vigent i les directrius rebudes en el seu treball diari.

b) Capacitat d'organització del treball:

És la disposició i habilitat per a crear les condicions adequades d'utilització dels recursos humans i/o materials existents per tal de dur a terme les tasques amb el màxim d'eficàcia i eficiència.

Aquesta capacitat es manifesta en:

El propi treball, segons les instruccions rebudes i la prioritat de la informació i/o documentació i de les tasques assignades.

El treball professional en els àmbits següents:

En la recepció, la distribució i la devolució, en el seu cas, de la documentació i la correspondència, adreçada a una unitat de l'organització o a un dels seus membres.
La classificació de la informació o la documentació seleccionantla, protegint aquella que és d'ús restringit i facilitant l'accés a la d'ús freqüent, segons els criteris de prioritat establerts.
Les existències d'impresos, de documents i d'altre material d'ús habitual a l'oficina i a l'àrea d'atenció al públic.

c) Capacitat de responsabilitat en el treball:

És la disposició per a implicar-se en la feina, considerant-la l'expressió de la competència personal i professional, i vetllant pel bon funcionament dels recursos humans i/o materials relacionats amb el treball.

Aquesta capacitat es manifesta en:

La utilització dels mitjans tècnics i informàtics posats al seu abast.
La realització correcta dels càlculs inclosos en la documentaciótramitada i de la comptabilització de les operacions.
La selecció, formalització, modificació i/o transcripció de: contractes, resguards, impresos o qualsevol altre document, utilitzats a l'àrea comercial, de personal i financera.
La presentació dels documents amb puntualitat, correcció i sense faltes d'ortografia.
El registre, l'arxiu, la recollida i/o el lliurament dels documents i dels expedients, interns o de les administracions públiques, de les institucions financeres i d'altres empreses i/o organismes.
El seguiment de la documentació tramitada fins que finalitzi el seu procés.
El registre comptable de les operacions comercials, financeres i d'altre àmbit, i l'obtenció i la presentació dels comptes anuals, aplicant les instruccions d'ús i la normativa vigent.
El seguiment dels procediments de seguretat i d'ús confidencial de la documentació a què tingui accés.

d) Capacitat d'autonomia:

És la capacitat per a realitzar una tasca de forma independent, es a dir, executant-la de principi a fi sense necessitat de rebre cap ajut o suport.

Aquesta capacitat de treballar de forma autònoma no vol dir que el professional, en algunes tasques concretes, no hagi de ser assessorat.

Aquesta capacitat es manifesta en:

L'elaboració i la formalització de la documentació amb equips informàtics i d'oficina, segons les instruccions rebudes.
La recepció, la distribució, el registre i l'arxiu de la documentació i de la informació rebuda.
El registre de les operacions bàsiques de comptabilitat, el control d'existències i de la caixa.

e) Capacitat de relació interpersonal:

És la disposició i habilitat per a comunicar-se amb els altres amb un tracte adient, amb atenció i empatia.

Aquesta capacitat es manifesta en:

La relació amb els clients i el públic en general, en transmetre qualsevol informació directament, per escrit, fax o telèfon, de forma correcta i immediata.
La relació amb els visitants que accedeixin a l'entitat, en desenvolupar les funcions de control i d'identificació de les persones, i d'orientació sobre la informació o producte demandat.
La relació amb el seu superior en consultar els dubtes, trametreli les incidències i les anomalies, de forma exhaustiva, clara i concisa, i adreçar-li els clients o públic en general quan no pugui resoldre les seves consultes.

f) Capacitat d'iniciativa:

És la disposició i habilitat per a prendre decisions sobre propostes o accions. Donat cas que vagin en la línia de millorar el procés, producte o servei, per canvi o modificació, s'està definint la capacitat d'innovació.

Aquesta capacitat es manifesta en:

La detecció d'oportunitats de negoci mentre es treballa.
La selecció del programa informàtic adequat a les dades que s'han d'introduir o tractar.
La proposició de solucions alternatives en el procés o la metodologia del treball ordinari.
L'elaboració d'informes per fer suggeriments sobre les actuacions dels clients i dels proveïdors.
El disseny de documents estàndard utilitzant el programa informàtic més adient.

Camp professional.

Àmbit professional i de treball.

Aquest tècnic exercirà la seva activitat en qualsevol empresa independentment del sector econòmic a què pertany i específicament en el sector financer i en l'Administració pública.

En el sector financer, els principals subsectors en què pot desenvolupar la seva activitat són:

Bancs privats i públics.
Caixes d'estalvi.
Corporacions i institucions de crèdit i de financiació.
Assegurances.
Altres serveis financers prestats a les empreses.

En l'Administració pública:

Central.
Local.
Autonòmica.

En qualsevol empresa d'àmbit públic i privat que realitzi la sevaactivitat en qualsevol dels tres sectors econòmics, dintre de la funció d'administració i de gestió.

El tècnic en gestió administrativa, que treballarà amb un equip de persones, seguirà les instruccions donades i realitzarà tasques de major o menor polivalència i responsabilitat en funció de la grandària i de l'activitat de l'empresa.

Àmbit funcional i tecnològic.

Aquest professional desenvoluparà les funcions i les subfuncions d'administració i de finances, de personal i de recursos humans, de comercialització i d'aprovisionament.

Les tècniques i els coneixements tecnològics que es vinculen a les funcions i a les subfuncions anteriors de caràcter comú són:

El tractament, l'emmagatzematge, la comunicació i la distribució de la informació: gestió de la documentació i de l'arxiu en suport convencional i informàtic.

La gestió administrativa amb els clients, els proveïdors, els organismes públics, el personal i altres entitats.

Els processos de gestió administrativa pública.

Principals ocupacions i llocs de treball:

Amb finalitats d'orientació professional s'enumeren a continuació les ocupacions i els llocs de treball que es poden exercir quan s'adquireixi la competència professional definida pel títol:

Auxiliar administratiu, ajudant d'oficina, auxiliar de documentació i arxiu, gestor de cobraments i pagaments, caixer, administratiu de banca i institucions financeres, treballador de mitjans de pagament, treballador de tresoreria, de valors, d'estranger, auxiliar administratiu de l'Administració pública, d'assegurances de producció, sinistres i reassegurances, administratiu comercial, administratiu de gestió i de personal.